Zo kan elke bestuurder publieke vragen nog veel beter beantwoorden

Het werkt van twee kanten. Mensen die vragen stellen, hebben de neiging hun eigenlijke vraag te introduceren. Soms met veel woorden. De ondervraagde op zijn beurt ervaart die introductie als onderdeel van de vraag. Gevolg: misverstanden, zeker als de ondervraagde goed wil scoren. Anne Boermans legt uit.

Neem het selectiegesprek: U solliciteert naar een bestuursfunctie bij een corporatie in Utrecht, u heeft een mooie staat van dienst – zo blijkt uit uw cv. Een lid van de selectiecommissie heeft dat cv ook echt gelezen, en formuleert: ‘U heeft in Groningen een corporatie behoorlijk laten groeien. In Rotterdam heeft u een corporatie weer laten bloeien. Wat wilt u hier in Utrecht als eerste aanpakken?’ Voor u het weet, bent u zorgvuldig en dus nogal uitvoerig aan het toelichten wat u deed in Groningen en Rotterdam. Pas na enkele minuten bent u bij Utrecht aangeland. En wellicht is de echte vraag u intussen ontschoten.

Wat blijkt: het commissielid denkt dat hij een heel concrete, gerichte vraag heeft gesteld. En ervaart uw exposé als ‘Te lang van stof’ of ‘Draait er omheen’ Of zelfs: ‘Weigert de vraag te beantwoorden.’ Onbegrip en irritatie liggen op de loer. Voor u als ondervraagde is het wenselijk dit mechanisme te onderkennen.

Probeer daarbij te denken vanuit de vragensteller. U zit hier voor uw functie in het Utrechtse. Begin dus met het antwoord op de echte vraag, die veelal pas komt na zo’n inleiding. Wat goed helpt, is de essentie van de vragen op te schrijven. Door trefwoorden te noteren, ontleedt u de tekst van de ander. En krijgt heel even de tijd een keuze te maken: ‘Waarmee begin ik?’ Mocht u vervolgens nog iets over uw vorige werkkringen willen vertellen, dan kunt u op grond van die trefwoorden prachtig navragen of dat inderdaad de bedoeling is van de vragensteller.

Anne Boermans is communicatiespecialist.